Document management and its environmental and functional implications in marketing companies in Ecuador

Abstract

This study explores Electronic Document Management (EDM) in the Ecuadorian commercial sector, focusing specifically on its environmental and functional implications. The research adopts a descriptive and documentary approach, based on an extensive literature review from academic sources, company reports, and case studies. The study reveals the increasing importance of EDM in the commercial sector as a key tool for environmental sustainability and operational efficiency. EDM can lead to significant reductions in paper use, which has positive implications for the environment. Simultaneously, EDM can enhance the efficiency of business operations, including information retrieval, team collaboration, and decision-making. However, the research also identifies several limitations and challenges, including implementation costs, resistance to change, and the need for training and skill development. In terms of future research, it is recommended to conduct broader empirical studies and delve into strategies for the effective implementation of EDM in different business and sectorial contexts.

Keywords:

Electronic document management, environmental sustainability, operational efficiency, commercial sector, technological implementation.

RESUMEN

Este estudio explora la gestión documental electrónica (GDE) en el sector comercial ecuatoriano, enfocándose específicamente en sus implicaciones ambientales y funcionales. La investigación adopta un enfoque descriptivo y documental, basado en una extensa revisión de literatura de fuentes académicas, informes de empresas y estudios de caso. El estudio revela la creciente importancia de la GDE en el sector comercial, como una herramienta clave para la sostenibilidad ambiental y la eficiencia operativa. La GDE puede conducir a reducciones significativas en el uso de papel, lo que tiene implicaciones positivas para el medio ambiente. Al mismo tiempo, se puede mejorar la eficiencia de las operaciones empresariales, incluyendo la recuperación de información, la colaboración entre equipos y la toma de decisiones. Sin embargo, la investigación también identifica varias limitaciones y desafíos, incluyendo los costos de implementación, la resistencia al cambio y la necesidad de formación y desarrollo de habilidades. En términos de investigación futura, se recomienda llevar a cabo estudios empíricos más amplios y profundizar en las estrategias para la implementación efectiva de la GDE en diferentes contextos empresariales y sectoriales.

Palabras clave:

Gestión documental electrónica, sostenibilidad ambiental, eficiencia operativa, sector comercial, implementación tecnológica.